Microsoft Excel

ความหมายของ Microsoft Excel
โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภท Spreadsheet ซึ่งออกแบบมาสำหรับการบันทึก วิเคราะห์ และนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลข ที่ถูกพัฒนาขึ้นมา โดยบริษัท Microsoft ทำงานบน Windows มีผู้นิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย สามารถที่จะทำงานได้หลายอย่าง เช่น งานด้านการคำนวณ การสร้างกราฟ แผนภูมิรูปภาพ และด้านฐานข้อมูล เป็นต้น

การเข้าสู่โปรแกรม Microsoft Excel
1. คลิกเลือกที่ปุ่ม Start ---> Programs ---> Microsoft Excel (ตำแหน่งที่ตั้ง)
2. จะปรากฏหน้าการทำงานของโปรแกรม Microsoft Excel

ส่วนประกอบต่าง ๆ ของหน้าจอโปรแกรม Microsoft Excel
1. เมื่อเปิดโปรแกรมมาแล้ว จะเห็นว่าหน้าจอจะตีตารางเป็นช่อง ๆ เราเรียกว่า กระดาษทำการ Work Sheet 2. ด้านบนที่เห็นเป็นตัวอักษร A , B , C , D , E , …….. เป็นการแบ่งแนวตั้งเราเรียกว่า คอลัมน์ Column
3. ด้านซ้ายที่เห็นเป็นตัวเลข 1 , 2 , 3 , 4 , 5 , 6 , ………… เป็นการแบ่งแนวนอนเราเรียกว่า แถว Row
4. จุดตัดระหว่าง คอลัมน์ กับ แถว เราเรียกว่า เซลล์ Cell
5. ที่ Cell A1 จะมีกรอบสีดำเข้ม สามารถเลื่อนไปยัง Cell ต่าง ๆ ได้ เราเรียกว่า ตัวชี้ตำแหน่งเซลล์ ปัจจุบันที่ใช้งานอยู่ Cell Pointer

การเลื่อน Cell Pointer
1. ใช้เม้าส์คลิ๊กที่ เซลล์ ที่เราต้องการเลื่อน
2. ใช้ลูกศร สี่ทิศ ที่แป้นพิมพ์ในการเลื่อน
3. ใช้ปุ่ม Ctrl + Home เพื่อเลื่อนกลับมาที่ เซลล์ A1
4. ใช้ปุ่ม Ctrl + ลูกศร ขวา เพื่อเลื่อนมา คอลัมน์ ขวาสุด
5. ใช้ปุ่ม Ctrl + ลูกศร ลง เพื่อเลื่อนลงมาบรรทัดสุดท้าย
6. ใช้ปุ่ม Page Up หรือ Page Down เพื่อ เลื่อน ขึ้น หรือ ลง ทีละ 1 หน้าจอภาพ

การพิมพ์ข้อมูลลงใน Cell
1. เลื่อนเซลล์ ไปยังเซลล์ ที่ต้องการจะป้อนข้อมูล
2. พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการ
3. กดปุ่ม Enter หรือ ใช้ลูกศร ที่แป้นพิมพ์เพื่อ เลื่อนไปทางขวา หรือ ขึ้น ลง ได้

การลบข้อมูลในเซลล์
1. เลื่อนเซลล์ ไปยังเซลล์ ที่ต้องการจะลบ
2. กดปุ่ม Delete ที่แป้นพิมพ์

การแก้ไขข้อมูล
1.เลื่อนเซลล์ ไปยังเซลล์ ที่ต้องการจะแก้ไขข้อมูล
2.กดปุ่ม F2 ที่แป้นพิมพ์
3.ทำการแก้ไขข้อมูล (สามารถใช้ลูกศร ซ้าย – ขวา ที่แป้นพิมพ์ในการเลื่อนเคอร์เซอร์ได้)
4.เสร็จการแก้ไขข้อมูล โดยการกดปุ่ม Enter

การย้ายข้อมูล (Move)
1.เลื่อนเซลล์ไปยังเซลล์ที่จะย้ายข้อมูล
2.นำเม้าส์มาแตะที่ขอบของ Cell Pointer เม้าส์จะเปลี่ยนจากรูป บวก ที่เป็นกาชาด มาเป็นลูกศร
3.กดปุ่มซ้ายของเม้าส์ ค้างไว้ เลื่อน เซลล์ได้เลย

การคัดลอกข้อมูล (Copy)
1.เลื่อนเซลล์ไปยังเซลล์ที่จะคัดลอกข้อมูล
2.นำเม้าส์มาแตะที่จุดสี่เหลี่ยมสีดำตรงมุมขวาล่างของ Cell Pointer เม้าส์จะเปลี่ยนเป็นเครื่องหมายบวกสีดำ
3.กดปุ่มซ้ายของเม้าส์ค้างไว้ แล้วเลื่อนไปยังเซลล์ที่จะคัดลอกไปได้เลย

การปรับความกว้างของคอลัมน์
1.เลื่อนเม้าส์ไปชี้ที่เส้นแบ่งระหว่างคอลัมน์ (เม้าส์จะเปลี่ยนเป็นรูปลูกศรสีดำ ซ้าย – ขวา)
2.กดเม้าส์ค้างไว้ แล้วลากเม้าส์เพื่อปรับความกว้าง หรือจะดับเบิ้ลคลิ๊ก เพื่อให้เครื่องปรับความกว้างอัตโนมัติ

การเขียนสูตรเพื่อทำการคำนวณในเอ็กเซล
1.คลิ๊กที่เซลล์ที่ต้องการจะคำนวณ
2.กดเครื่องหมาย เท่ากับ = เพื่อให้เอ็กเซลทราบว่า ช่องนี้ต้องการทำการคำนวณ
3.พิมพ์สูตรที่ต้องการคำนวณลงไป เช่น พิมพ์ว่า =D3*3% (D3 คือ เซลล์ที่เก็บตัวเลขที่เราจะดึงมาทำการคำนวณ)
4. เมื่อพิมพ์สูตรเสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Enter เครื่องจะทำการคำนวณคำตอบให้

การคัดลอกสูตร (Copy สูตร)
1.เลื่อนเซลล์ ไปยังเซลล์ที่จะคัดลอกสูตร
2.เลื่อนเม้าส์มาชี้ที่จุดสี่เหลี่ยมสีดำ ด้านล่างขวาของกรอบสีดำ เม้าส์จะเปลี่ยนเป็นเครื่องหมาย บวก สีดำ
3.กดปุ่ม ซ้าย ของเม้าส์ ค้างไว้ แล้วเลื่อนเม้าส์ลงมาเรื่อยจนครบทุกช่องที่จะก๊อปปี้
4.เมื่อปล่อยเม้าส์ เครื่องก็จะทำการคำนวณทุกช่องให้เอง

การคำนวณหายอดรวม
1.เลื่อนเซลล์ ไปยังเซลล์ที่ต้องการจะหายอดรวม
2.ด้านบน คลิ๊กที่ปุ่ม ซิกม่า (เป็นรูปตัว S )
3.จากนั้นที่เซลล์ จะมีคำสั่งให้ว่า =SUM(ตามด้วยกลุ่มเซลล์)
4.กดปุ่ม Enter เครื่องจะคำนวณหาคำตอบให้

การผสานเซลล์ให้เป็นช่องเดียวกัน
จะใช้ในกรณีที่ต้องการให้ข้อความจัดกลางระหว่างคอลัมน์ หลาย ๆ คอลัมน์ เช่น ต้องการให้ชื่อบริษัท ในบรรทัดแรกอยู่ตรงกลางระหว่าง คอลัมน์ A ถึงคอลัมน์ Fวิธีการคือ
1.นำเม้าส์ไปวางที่เซลล์ A1 จากนั้นกดเม้าส์ค้างไว้ ลากมาทางขวาจนถึงคอลัมน์ F1
2.ด้านบน คลิ๊กที่ปุ่ม a เล็ก (ถ้าเลื่อนเม้าส์ไปวางไว้ จะมีคำว่า ผสานและจัดกึ่งกลาง)
3.เครื่องจะทำการผสานเซลล์ แล้วนำข้อความมาจัดกลางให้

การให้เครื่องใส่หมายเลขลำดับที่ต่อเนื่องกันไป เช่น ต้องการให้ลำดับที่เป็น 1 , 2 , 3 , 4 , ไปเรื่อย ๆ
1.คลิ๊กที่เซลล์ที่ต้องการจะเริ่มเลข 1
2.ใส่เครื่องหมายฟันเดียว ‘ ตรงแป้นพิมพ์อักษร ง ไม่ต้องยกแคร่ พิมพ์เลข 1 แล้วกด Enter
3.เลข 1 จะชิดด้านซ้าย เลื่อนเซลล์กลับมาที่เลข 1 ทำการก๊อปปี้ (เลื่อนเม้าส์ ชี้ ตรงจุดสี่เหลี่ยมสีดำตรงมุมล่างขวา เม้าส์จะเปลี่ยนรูปเป็นเครื่องหมาย บวก สีดำ กดเม้าส์ค้างไว้ แล้วลากเม้าส์ลงมาตามต้องการ พอปล่อยเม้าส์ เครื่องจะใส่ตัวเลขเรียงลำดับให้เอง)

การตีตาราง
1.ลากเม้าส์คลุมเซลล์ที่เราต้องการจะตีตาราง
2.ด้านบนที่แถบเครื่องมือบรรทัดที่สอง (แถบจัดรูปแบบ) นับจากด้านหลังปุ่มที่ 3 จะเป็นปุ่มเส้นขอบ ให้คลิ๊กที่ปุ่มสามเหลี่ยมเล็ก ๆ หลังปุ่มเส้นขอบ
3.เครื่องจะมีเส้นขอบให้เลือก ให้เลือกปุ่มที่อยู่ในบรรทัดที่ 3 ปุ่มที่ 2 เครื่องจะมีคำว่า เส้นขอบทั้งหมด
4.เครื่องจะตีตารางให้ คลิ๊กเม้าส์ที่เซลล์ไหนก็ได้ เพื่อยกเลิกแถบที่เราลากไว้

การ Save ข้อมูล จะแบ่งเป็น 2 กรณี
ถ้าเป็นการ Save ครั้งแรก หมายถึง เพิ่งพิมพ์งานใหม่
1.คลิ๊ก เมนู แฟ้ม
2.ลงมาคลิ๊กที่คำสั่ง บันทึกเป็น (Save As)
3.จะขึ้นหน้าต่าง Save As จากนั้นในช่องชื่อแฟ้ม เครื่องจะนำเอาบรรทัดแรกที่เราพิมพ์ มาเป็นชื่อแฟ้ม แต่ถ้าเราไม่เอาชื่อแฟ้มนั้นก็ ลบทิ้ง พิมพ์ชื่อแฟ้มที่ต้องการลงไปแล้ว คลิ๊กปุ่ม บันทึก
ถ้าเป็นการ Save งานเดิม หมายถึง เรียกขึ้นมาเพื่อแก้ไข แล้วจะ Save ที่เราแก้ไข
1.คลิ๊ก เมนู แฟ้ม
2.ลงมาคลิ๊กที่คำสั่ง บันทึก (Save)
3.ตรงนี้เครื่องจะไม่ขึ้นหน้าต่าง ใด ๆ เลย เครื่องจะทำการ Save ลงที่แฟ้มเดิมที่เราเรียกใช้อยู่ เพราะเครื่องทราบว่าจะ Save ที่แฟ้มใดอยู่แล้ว